3.3.9sr - SRTC操作步驟:資產管理

一般
喬治亞州技術學院係統(SBTCSG)政策的國家委員會3.3.9.庫存管理要求技術學院在全州會計係統(目前是PeopleSoft財務係統)上對所有財產項目保持準確的庫存記錄，包括:

在性質上是非消耗品和消耗品;
預計使用壽命為三年或三年以上;而且
每個道具的獲取成本為1000美元或以上。

此外，大學還可以在一個單獨的項目中跟蹤低於1000美元的項目。

識別庫存物品

當收到庫存物品時，貼花貼在庫存物品上。國有資產管理係統建立資產管理記錄，包括資產所在位置、托管人職責以及相應的會計信息。

年度實物盤點

喬治亞州審計和會計部門和TCSG建議每年對所有資產管理項目進行實物盤點。年度實物盤點與庫存項目的保管人進行協調。在年度實物盤點之前和之後，托管人都會得到他們負責的庫存項目的資產管理報告。

資產管理記錄中指定的托管人所照管的資產的位置和存在情況將得到實物驗證。建議由獨立於托管人和資產管理技術員的人完成。任何地點、托管人或物品狀態的差異都將被記錄和調查，必要時在係統中進行更改，並提供適當的文件。

在PeopleSoft中，任何在實物庫存中被確定為“丟失”的項目都將被處理為退役，直到該項目的狀態被歸類為“丟失”。必須向資產管理技術員作出書麵解釋，在托管人所知的範圍內說明資產可能發生的情況以及托管人最後一次實際保管資產的日期。在PeopleSoft上存放兩年之後，如果物品仍然丟失，並且用盡了所有的方法來找到它，則該物品可以在PeopleSoft上進行處理。

被確定為“被盜”的物品隻有在當地當局完成警方報告後才會被收回。

除了核實存貨記錄上的物品是否真實存在外，還進行逆向操作;在某個地點發現而不在該地點的資產管理記錄上的項目將進行研究，並根據適當的文件進行調整。

庫存核查概述

庫存核查的目的是審查資產清單，以確認南方區域技術學院(SRTC)仍然擁有每一項資產，並更新每一項資產的位置。bwin赔率体系將使用基於web的應用程序來方便驗證。

庫存核查包括在給定位置(即房間)的每個托管人/用戶對庫存清單上的物品進行物理定位，並驗證每件物品仍然由SRTC擁有。主管/審批人將是第二次確認項目是否正確列在清單上。

用戶將能夠查看資產詳情，編輯資產描述和庫存標簽編號;向庫存中添加資產，從庫存中刪除資產，更新資產的位置，並確認資產托管人/用戶。

如果用戶已經搬遷，並且不再在SRTCassist中分配給他/她的托管位置，請與業務辦公室聯係。

定義

托管人/用戶
資產的托管人/用戶是負責確認資產為SRTC的當前財產的人。此人保留資產的擁有權和/或在其所在區域使用資產。托管人/用戶直接與位置相連。

主管/審批人
監督人/審批人是資產確認的第二級。監督人/審批人可以編輯托管人/用戶的庫存清單，包括將資產項目移動到不同的位置/托管人/用戶。監督人/審批人負責核實托管人/用戶是否完成了清單。托管人/用戶要求的移動和刪除在主管/批準人確認更改之前不會更改狀態。

審計

價值超過5000美元的資產由行政服務部門的代表進行檢查。

位置
位置是資產的物理“家”。這是資產主要存儲或使用的地方。該位置與托管人/用戶綁定。

巨大的資產(超過1,000元)
大型資產是SRTC以超過1000美元的價格購買的財產。這包括車輛、設備、複印機等。所有大型資產(除了建築物和其他無法標記的物品)都應該有一個藍色庫存標簽或者一個白色庫存標簽．

小的資產(低於1,000美元)
小資產是指SRTC以低於1000美元的價格購買的財產。這包括家具、裝飾品、打印機、軟件等。並非所有小型資產都有庫存標簽。如果用戶希望在小資產清單中包含一個項目，他/她可以添加它。但是，庫存應用於需要跟蹤的物品，如電腦、打印機、教學資源和課程必需品，庫存不應用於短期物品，如電話、計算器和訂書機等。小資產必須有一個粉色庫存標簽．

標簽
庫存標簽是附在資產上的藍色、白色、粉色和/或綠色條形碼貼紙。這些標記將資產標識為SRTC的屬性。每個庫存標簽編號以837開頭(一些較舊的白色標簽可能以GA-開頭)。庫存標簽編號應被驗證，以確認當前庫存中的資產。

藍色庫存標簽(超過$5,000)

藍色清單標簽表示資產價值超過5000美元。此清單標簽可與綠色清單標簽一起使用(如果使用資助基金購買)。

*藍色庫存標簽可能不與白色或粉色庫存標簽一起使用。

白色庫存標簽(大於$1,000但小於$5,000)

白色庫存標簽表示資產價值在1000美元到4999美元之間。此清單標簽可與綠色清單標簽一起使用(如果使用資助基金購買)。

*白色庫存標簽可能不與藍色或粉色庫存標簽一起使用。

粉色庫存標簽(低於1,000美元)

粉紅色清單標簽表示資產價值低於1000美元。所有小資產將不會有一個粉紅色的庫存標簽。此清單標簽可與綠色清單標簽一起使用(如果使用資助基金購買)。新的粉紅標簽在書店有售。

*粉色庫存標簽可能不與藍色或白色目錄標簽一起使用。

綠色標簽(用補助金購買)

綠色庫存標簽指定用授予基金購買的庫存。

可以在SRTCassist中編輯綠色庫存標簽，以添加或更正綠色標簽編號。新的綠色標簽可以從書店買到。

*資產的狀態為“綠色標簽要求”必須有一個綠色庫存標簽編號輸入資產才能確認。

綠色清單標簽可以附加到帶有白色、藍色或粉紅色清單標簽的資產上。

庫存保管人/用戶說明

*注:您不必選擇“活躍部門”參與庫存核查。

快速資產確認/取消確認
要確認庫存，請從庫存下拉菜單中選擇“保管人清單”。當您確定資產時，單擊“選擇列”中的複選框。選中已識別資產後;在右上角確保選擇了“確認”，然後選擇“去確認”來確認所有選中的項目。

*請確保庫存標簽編號、序列號和位置全部匹配。

資產明細管理
您也可以從庫存下拉菜單中選擇“資產作為托管人”。您可以通過屏幕左側的房間號來過濾您的資產。當你完成每個房間時，一定要回去完成其他房間的盤點。您也可以下載資產的電子表格，以幫助您物理定位項目和驗證庫存標簽號碼。“下載電子表格”選項出現在頁麵頂部右側的綠色欄中。

*請確保庫存標簽編號、序列號和位置全部匹配。

確認
物理地找到清單上列出的資產。檢查屏幕上列出的所有信息，特別是庫存標簽號碼，序列號和位置。如果一切正確，您可以選擇綠色複選標記圖標來確認資產。

*請確保庫存標簽編號、序列號和位置全部匹配。

刪除
如果資產已被盜，處置，或丟失;您可以通過選擇垃圾桶圖標從庫存列表中刪除該項目。你必須填寫一份充分的說明，說明你提出要求的理由。如果你選擇“被盜”，你必須有警方報告。您的主管/審批人必須批準您的選擇，然後該項目才會從您的列表中刪除。如果一項資產已被移動(包括存儲)，並且您知道它的位置，請要求該項目被移動(卡車圖標)SRTCassist庫存，而不是刪除。

請求更改位置
如果您不再對清單上的資產擁有實際托管權，但您知道該資產的位置，則您可以要求移動該資產。選擇卡車圖標來請求移動一個物品。您將被要求提供資產的新位置。搬遷將在您的主管/審批人確認您的選擇後進行。

如果您在資產的實際移動中需要協助，請聯係維護(工作單)。

編輯
如果需要在清單上列出的特定資產上輸入/更新描述或綠色庫存標簽編號，請選擇鉛筆進行編輯。完成更改後，單擊Submit。完成更改後，您仍然需要確認資產。

資產配置文件
行末的Information Icon將顯示表中未出現的庫存項的詳細信息。它可以用來幫助你區分相似的資產或驗證數量(例如教室裏的桌椅數量)。查看完個人資料後，可以點擊右下角的“返回列表”。

添加新的小資產（僅限粉色庫存標簽）
選擇右上角的“添加新的小資產”，可以將成本低於1,000美元且需要跟蹤的資產添加到SRTCassist中。請確保沒有通過搜索您的資產和所有資產列表列出資產。如果發現，請讓管理員/用戶將其移動到您的位置。

當添加小資產時，請盡可能描述。包括型號，序列號和位置，如果可能的話，連同良好的描述(如製造，型號，設備類型)。包括打印機、電腦和相機等資產。

不包括諸如訂書機、電話、磁帶機等消耗品。

*如果你有一個資產白色庫存標簽或者一個藍色庫存標簽如果您的資產清單上沒有，也沒有在所有資產的搜索中，請聯係行政服務部門尋求幫助。

庫存主管/審批人指示

*請注意:您不必選擇活躍部門參與庫存核查。

快速資產確認/取消確認
要確認庫存，請從庫存下拉菜單中選擇“主管清單”。當您識別資產時，單擊“選擇”列中的複選框。在選中已找到的資產後;在右上角，確保選擇“確認”，然後選擇“去確認”，確認所有選中的項目。

*請確保庫存標簽編號、序列號和位置全部匹配。

資產明細管理
從庫存下拉菜單中選擇“資產作為主管”。您可以通過屏幕左側的房間號來過濾您的資產。當你完成每個房間時，一定要回去完成其他房間的盤點。您也可以下載資產的電子表格，以幫助您物理定位項目和驗證庫存標簽號碼。“下載電子表格”選項出現在頁麵頂部右側的綠色欄中。

確認托管人
請確認托管人/用戶已經檢查了他們的庫存。物理定位清單上列出的資產。檢查屏幕上列出的所有信息，特別是庫存標簽號碼，序列號和位置。如果一切正確，您可以選擇綠色複選標記來確認資產已正確報告。

刪除
如果資產已被盜、處置或丟失，管理員/用戶可以使用垃圾桶圖標請求從庫存列表中刪除該項目。監督/審批人須先批準刪除理由，才會將項目實際從清單中刪除。如果一項資產已被移動(包括存儲)，請要求該物品在庫存中被移動(卡車圖標)，而不是刪除。

*刪除僅在監管人/審批人確認托管人/用戶的選擇時發生。

請求更改位置
如果托管人/用戶不再實際擁有清單上列出的資產，但知道其位置，他/她可以要求移動資產。他/她將被要求提供資產的新位置。主管/審批人必須使用確認圖標批準移動。一旦移動確認，它將出現在新的位置。

*隻有當監管人/審批人確認托管人/用戶所做的選擇時，才會進行更改。

編輯
如果需要在清單中列出的特定資產上輸入/更新描述或綠色清單標簽編號，請選擇“鉛筆編輯”。完成更改後，單擊Submit。完成更改後，仍然需要驗證。

*如果狀態顯示“需要綠色標簽”，請從書店獲取一個綠色庫存標簽，將其附加到資產上，並使用編輯圖標輸入綠色庫存標簽編號。必須輸入綠色庫存標簽來確認資產。

資產配置文件
該行末尾的Information Icon將顯示表中未出現的庫存資產的詳細信息。它可以用來幫助你區分相似的資產或驗證數量(例如教室裏的桌椅數量)。查看完個人資料後，可以點擊右下角的“返回列表”。

不包括諸如訂書機、電話、磁帶機等消耗品。

*如果你有一個資產白色庫存標簽或者一個藍色庫存標簽不在您的資產清單中，也不在所有資產的搜索中，請聯係行政服務部門尋求幫助。

庫存轉移

對於轉移到另一個地點，記錄保管人完成一份內部庫存轉移表．在獲得接收托管人的簽名和所有適當的批準簽名後，轉移表格將發送給資產管理技術員，他將在資產管理係統中記錄托管人和位置的變更。

庫存物品的物理處置
按照國家法律，國有財產的處置隻能是:銷毀、轉讓給其他政府實體或合同供應商或出售。佐治亞州行政服務部剩餘財產處是唯一一個可以授權銷毀、轉讓給另一個政府機構或合同供應商，或出售大學資產管理記錄上的任何財產的州機構。隻有對學院不再有任何價值或用途的物品才能在喬治亞州行政服務部剩餘財產司的許可下處理。

破壞
必須獲得DOAS州剩餘財產部門的授權號碼，並完成銷毀宣誓書。確保銷毀文件和宣誓書有證人見證並妥善公證。在這些資產從資產管理係統中刪除之前，必須將銷毀文件發送給DOAS國家剩餘財產司。

轉讓給其他政府實體/合同供應商或出售
為了將庫存項目轉移到其他政府實體，必須填寫財產轉移表，並從剩餘財產部門獲得授權編號。一旦轉讓完成，轉讓人、受讓人和剩餘財產部門的代表簽署了財產轉讓表格，該財產就可以從學院的資產管理庫存中刪除。同樣的過程必須遵循庫存項目的銷售，從出售的財產的所有收益必須直接進入doas剩餘財產部門。一旦doas剩餘財產部門批準庫存項目出售，該部門與學院在銷售過程中合作，包括確定最低銷售價值金額。如果物品被認為不值得出售，也未獲批準銷毀，該司將發出指示，要求轉讓給訂約供應商。可能會有費用。

資產管理會計及對賬程序
在資產進入仁科資產管理模塊的預界麵之前，必須進行以下操作:

當處理采購訂單時，采購技術員確定一個項目是否是資產，標記它，並在PeopleSoft中分配一個配置文件id以及正確的帳戶編碼。
如果在PeopleSoft上購買，資產由接收職員實際接收、驗證，並在仁科上接收。
收到發票，核實，並連同所有必需的文件發送給應付賬款技術員。
在應付賬款技術員驗證標誌、概要id和帳戶編碼之後，發票被支付，並進入資產管理PeopleSoft模塊的預接口。

資產管理前接口

資產管理技術員或相關人員每周檢查預接口，以確定仁科是否正確記錄了信息。
必須做出決定，以確定在Purchasing中標記的項目是否應該“錯誤”，因為它不是資產項目，或者需要在預界麵中無法進行更正。如果必須出錯，則此項目可能需要“快速添加”到PeopleSoft資產管理模塊，或者它可能隻是采購技術員或應付賬款技術員所犯的錯誤，而不是資產。
在將信息加載到界麵之前，必須確定一個項目是否必須“單元化”，或者某些會計行是否需要合並以獲得正確的成本值和單元數，以便為每個資產項目流入Asset Management模塊。
資產被貼上適當的貼紙，資產、托管人和位置被記錄下來，以便輸入到仁科的預界麵(如果項目不需要合並或統一的話)。
如果加載狀態為“pending”，且所有信息正確，則資產信息加載到接口中。

資產管理界麵

具有多個會計負載線的資產被合並到一個負載線中，該負載線將資產管理模塊更新為單個資產。
包含多個資產的一條負載線可以在接口模塊中進行單元化，以創建多個負載線和多個資產。
可以在界麵中輸入在定位和標記被統一或合並的資產時手動獲取的信息，例如托管人、房間號等。
接口信息將在隔夜流程中流入資產管理模塊。該信息在第二天得到驗證。
接口中的錯誤必須用適當的編碼和分析來表示。如果在夜間處理期間有超出周期的日期，則會發生錯誤。

快速添加資產

Express Add允許將擁有的、租賃的或捐贈的資產添加到PeopleSoft資產管理應用程序中。
Express Add使用來自資產概要ID的默認信息為資產提供數據。
使用Express Add的資產根據所選的概要ID大寫。
捐贈的物品，TCSG支付的債券購買和未及時包含在界麵中的物品在適用時被快速添加。

月及年結餘

資產管理在每月資產管理平衡表上進行協調。需要提交以下報告:
1. 運行GL偵察詳細摘要報告(AMXXXX506)政府手冊，期間，當月。報告中增加、調整、退休和恢複的總數進入資產負債表。
2. 運行查詢OAM701_Asset_Accounting_Lines。在此報告與506報告進行比較之前，必須刪除該報告上的事務類型和帳戶號碼。OAM701上的170001、171001、173001和175001帳戶應該等於506報告。
3. 按資產賬戶616001-824001的業務單元報告(GL818044M)進行實際試算平衡表，並在資產負債表的第2頁輸入總額。
4. 標記錯誤標記的資產和沒有標記但應該標記的資產。
5. 運行查詢OAM_BALGL3_AP_EQP_EX_All。這實際上是兩個標記為“是”和“否”的資產報告。這兩份報告應平衡(GL818044M)實際試算平衡報告
新增資產將與TCSG資產對賬程序一起每月進行對賬。
所有文件都附在月度資產負債表上。
平衡的月度報告交給適當的人員進行審查和批準。
資產和折舊也與GFAAG分類帳試算平衡表(GL818044M)進行協調。

折舊

折舊是PeopleSoft內部的一個自動化過程，並不影響資產管理係統清單中資產的原始成本。
折舊計算每月進行，並考慮多種變化;因此，永遠不要在處理的同一天退休和重新啟用資產。(計算類型驗證)
折舊賬戶與資產管理查詢(auds_am_lknowles_Depr_Exp_Sum)、OAM701_Asset_Accounting_Lines AM和44M GFAAG分類賬報告(賬戶代碼172001、174001和176001)進行平衡，以確保折舊被正確處理。除了驗證OAM701和44M GFAAG分類帳的折舊金額一致外，還可以在年底定期生成一個pivot表，以確保資產在每個期間都被折舊，並且沒有跳過任何期間。

責任:
主管行政事務副主席全麵負責確保這一程序得到執行。

引用:
3.3.9庫存管理

狀態:
采用:11-04-2014
實現:07-01-2015